O ambiente não ajuda muito. São sete pessoas no escritório, quase todas mulheres que têm a conversa no sangue, afinal, são comunicadoras. O resultado disso já é de se esperar: precisam falar, e muito, sobre as atividades que estão sendo desenvolvidas para os clientes, mas, às vezes, sobra um tempinho para o papo extra.

Só que esse é o menor dos problemas para a estagiária em mídias sociais, Cinthia Martins. Ela garante que uma das coisas que mais tira a concentração durante o expediente é o smartphone. "Quando o smartphone emite qualquer tipo de som, seja SMS, ligação ou comunicadores instantâneos, não consigo deixar de olhar; mais que isso, eu não consigo deixar a outra pessoa sem resposta", conta Cinthia que faz estágio em uma agência de comunicação há mais de um ano.

A postura que ela adota tem motivo: "Como eu não gosto de ligar e não ser atendida, penso que os outros também são assim. Mesmo que eu não possa falar eu atendo e digo 'Estou ocupada, posso ligar depois?'". A distração que Cinthia tem não interfere no resultado final do trabalho, mas já rendeu alguns puxões de orelha da sua chefe, que está de olho em cada passo da funcionária. "Foi aí que passei a me atentar, organizar melhor o meu tempo e focar no que realmente é importante", revela Cinthia.

Quem pensa que a estudante paulistana é exceção está completamente enganado. O que mais se vê são pessoas que perdem o fio da meada por interrupções externas. Na lista de vilões no ambiente de trabalho estão as ligações telefônicas, o celular pessoal, trocas de e-mails intermináveis, sem contar as reuniões, que muitas vezes mais criam do que resolvem problemas. "O ato de parar e recomeçar gera um esforço do cérebro e um tempo para continuar a atividade de onde se estava. Ou se perde tempo, ou se perde qualidade da atividade a ser realizada", explica o sócio da Search Consultoria em Recursos Humanos, Marcelo Braga.

Estudos norte-americanos apontam que as interrupções em excesso podem diminuir em até 30% a capacidade de realização de atividades, o que faz com que o trabalho final deixe a desejar. "Quanto mais sensível a estímulos externos ou internos, mais interrupções ocorrerão e maior será a dificuldade em retomar uma tarefa, visto que a atenção focada antecede a concentração", justifica a psicóloga da Personal Service, Rochele Mendonça.
 
 
Quadrado sem paredes
 

Em muitos escritórios impera o modelo chamado "derrubada de paredes". Ambientes onde equipes inteiras dividem o mesmo espaço, às vezes, em baias individuais, ora, em células de atendimento com quatro ou oito pessoas. Na teoria, a medida diminui ruídos de comunicação e faz com que os funcionários passem a interagir entre si, com foco na resolução de problemas. Porém, na prática, há empreendedores que acreditam que o reflexo é a queda de rendimento.

Para Braga, o modelo sempre terá prós e contras. O que o líder tem que analisar é a realidade da própria empresa. "Se ele atua em um ambiente onde já existe uma distância entre os funcionários, 'tirar as divisórias' vai melhorar o desempenho, facilitando o treinamento, interação, fluxo de informação, ai deixar a equipe ver o que acontece em toda a companhia. No entanto, em uma realidade contrária, onde se exige mais concentração e é preciso melhorar a produtividade, talvez escritórios mais segmentados sejam mais produtivos", analisa Braga.
 

Dica para os e-mails sem fim     
 

O envio de e-mails para o grupo de trabalho se tornou praticamente uma regra dentro de muitas empresas. A orientação para que o ambiente do seu escritório não atrapalhe o desenvolvimento das atividades é evitar mensagens desnecessárias: informações sobre um problema pontual na documentação de um determinado cliente não precisam ser replicadas, por exemplo, para o setor de recursos humanos, assessoria de imprensa ou informática. Limite-se a copiar quem realmente tem a ver com a história como os departamentos financeiro e administrativo.

É nesse tipo de cenário, em um grande escritório sem divisórias, que a redatora da agência PopCorn Comunicação, Janaína Carvalho, trabalha com outras 20 pessoas. Mas a publicitária já se acostumou com a interação, por isso, não sente dificuldade, pelo contrário, ela conta que a técnica usada por parte da equipe é tratar determinados assuntos por e-mail.

Dessa forma, ela consegue se desligar do resto do movimento, sem deixar pontos importantes sem resposta. "Chego ao ponto de não perceber pessoas falando comigo quando estou envolvida em alguma atividade. Mas algo que me irrita é o telefone, fixo ou celulares, tocando. Tanto que eu sempre deixo meus telefones no silencioso", conta Janaína.

Quando o assunto é a atenção dispensada às redes sociais, ela garante que não perde o rendimento, já que acredita que é preciso intercalar a rotina puxada com momentos, mesmo que rápidos, para refrescar a cabeça. "Em trabalhos criativos, como a publicidade, é necessário estarmos inseridos em tudo o tempo todo. Nunca se sabe de onde virá a inspiração. Além do mais, acredito que quando você não distrai a mente, perder o foco no momento crucial se torna constante", revela.

Para conseguir driblar a "praga" da distração, uma dica importante é identificar os ofensores da concentração, dessa forma fica mais fácil neutralizá-los evitando prejuízos na produtividade. "Se faz necessário uma autopercepção clara para atuar de forma assertiva no foco do problema", orienta Rochele. A palavra-chave para amenizar a situação é a adaptação. Ao compreender que o escritório é um ambiente de pluralidades, cria-se a sensibilidade para desenvolver hábitos e métodos que ajudem a contornar possíveis distrações.

Adaptação de mão dupla

Só que as mudanças não devem partir única e exclusivamente do funcionário. As empresas ainda precisam aprender a atuar, afinal, em um ambiente repleto de interferências, e já é a realidade da maioria, se não, de todas.

Muito difícil ver alguém que não tenha celular, e-mails pessoais ou que não esteja inserido nas redes sociais. Além disso, as próprias empresas possuem e-mails corporativos e ferramentas internas de comunicação instantânea que contribuem ainda mais para esse aspecto. "O mundo vive com muita informação, mas nem sempre informação de qualidade. Muito do que se recebe não é aproveitado da forma adequada e tira o foco, reduz a produtividade e atrapalha a qualidade da entrega", diz Braga.

Cada empresa terá que olhar para o perfil do quadro de funcionários e buscar uma solução que atenda a necessidade da empresa, sem limitar o uso desses "novos" meios de comunicação. "A limitação ou proibição poderia acarretar uma desmotivação, aumentando o turnover na empresa", complementa o executivo da Serach Consultoria em Recursos Humanos, Marcelo Braga.

Na ponta do lápis

O advogado e sócio-adminstrador do escritório Gaiofato Advogados Associados, Alexandre Gaiofato, leva adiante uma lição que aprendeu no primeiro lugar em que trabalhou ainda como estagiário. Ele não dispensa, por nada, a agenda para lidar com a demanda de trabalho no dia a dia. Uma forma eficaz para que caso o "universo" o distraia durante uma atividade e consiga retomar o que estava fazendo sem deixar nada para trás. "Atualmente utilizo muito minha agenda eletrônica que se comunica com meu celular e posso listar minhas obrigações naquele dia. Assim, ao sair do escritório, me desligo sabendo que cumpri com o necessário e, ao retornar no dia seguinte, as tarefas que deixei de fazer estarão listadas para cumprimento", explica Gaiofato.

A produtividade sempre em dia e dentro do programado faz com que o advogado não precise levar trabalho para casa. Algo muito comum para quem não consegue render o necessário dentro do ambiente de trabalho, mas para Gaiofato é diferente. "Divido minhas obrigações ao longo do dia, me dedico muito e mantenho o foco, o que demanda grande concentração e perda de energia, portanto, sempre reservo o horário após o expediente para minha família, atividade física, estudo e lazer", conta.
    "[...] Caberá ao gestor conhecer as principais características dos integrantes de sua equipe, manter uma comunicação saudável com os mesmos, além de alinhar as suas expectativas e necessidades"
Rochele Mendonça, da Personal Service

De olho em seu funcionário

Quem é chefe sabe bem o quanto a produtividade negativa de um funcionário pode atrapalhar os planos da empresa. Por isso, fique atento aos seus subordinados e veja o quanto os fatores externos são obstáculos para o desenvolvimento deles. Afaste de vez os vilões que insistem em rondar o escritório, mas tenha a consciência de que eles são muitos: baixa capacidade técnica para o exercício da função, competências comportamentais não adequadas para a função, problemas pessoais, problemas de relacionamento com colegas de trabalho ou com chefes, baixo comprometimento e falta de ferramentas de trabalho adequadas.
   

A velha máxima já dizia que "cabeça vazia é fábrica de porcaria". Nada mais direto para definir a ociosidade do funcionário. Vale a pena investir tempo na análise do seu funcionário para ver se ele está com tempo livre ao invés de produzir o que precisa. Faça reuniões de alinhamento com os status das atividades e acompanhe as entregas. "Em alguns casos o monitoramento constante poderá incentivar ou travar um profissional, isso dependerá do perfil de cada um. Caberá ao gestor conhecer as principais características dos integrantes de sua equipe, manter uma comunicação saudável com os mesmos, além de alinhar as suas expectativas e necessidades", orienta Rochele.
 

Fatores que interferem na concentração

Externos: Correspondem a estímulos do ambiente como a temperatura, luminosidade, aparência e local.     

Internos: Correspondem aos estímulos físicos como fome, sede, calor, frio, dor, além dos emocionais como alegria, tristeza, ansiedade, expectativa e apreensão.     
Para Marcelo Braga, outro ponto que pode ajudar é ter clara a percepção do quanto que determinada função precisa entregar. Muitos chefes cobram, mas não sabem bem o quanto é possível ser produzido por aquela pessoa, considerando todas as responsabilidades que o funcionário possui. "Uma vez que você sabe o que o funcionário deveria entregar é importante ter o controle sobre a produção. Depois disso, caso não seja cumprido, faça uma avaliação para tentar identificar os gargalos para a baixa produtividade e agir em cima deste problemas", encerra.
 

Top 5 - Força tarefa a favor da produtividade

1. Coloque o celular no silencioso e evite consultá-lo a todo o momento

2. Organize uma lista de tarefas a serem realizadas no dia por ordem de prioridades

3. Evite estímulos visuais e sonoros na mesa de trabalho

4. Realize intervalos para se alongar, hidratar e relaxar

5. Defina horários para atividades rotineiras, em suma, planeje o seu dia
   

A Receita Federal do Brasil liberou a consulta ao penúltimo lote multiexercício do IR 2012, com declarações de 2012, 2011, 2010, 2009 e 2008. Conforme informou a instituição, neste lote estão incluídos 544.619 contribuintes que devem receber R$ 1,089 bilhão em restituições, dessse total, 468.001 restituições referem-se ao IR 2012. Segundo a Receita, todas as restiuições do IR 2012 sem pendências até outubro serão liberadas neste lote.

Caso você tenha direito à restituição e até o momento não obteve o dinheiro depositado, pode significar que sua declaração esteja com alguma inconsistência. Entretanto, ainda há tempo para entrar no último lote de restituições, que deverá ser pago até o dia 17 de dezembro.

Autorregularização
Geralmente, quando a declaração fica em pendência, é por conta de algum erro feito no momento de declarar o Imposto de Renda, como uma falha de digitação. O supervisor da Receita Federal, Joaquim Adir, orienta que é possível fazer a autorregularização pela internet. “A pessoa pode acompanhar todos estes processos pelo site da Receita Federal e assim descobrir se há alguma falha de dados e corrigi-lo”, diz.

O primeiro passo é se cadastrar no sistema e-CAC no site da Receita (www.receita.fazenda.gov.br). Depois o usuário deverá acessar o Extrato Simplificado do IRPF, na opção “Declaração IRPF”. Caso haja pendência, o contribuinte deve solucioná-la por meio de uma declaração retificadora com os dados corrigidos.

Declaração retificadora
A declaração retificadora é como um novo documento que substitui o antigo integralmente, devendo conter todos os dados declarados anteriormente, com alterações e exclusões necessárias, assim como informações adicionadas, se for o caso.

O prazo para retificação é de cinco anos. A Receita dá ao contribuinte a opção de fazer a declaração retificadora pela internet, sem instalação do programa, nem o Receitanet, no entanto é permitida apenas para os seguintes contribuintes:

• Para os exercícios 2010 e 2011, é válida tanto para declarações entregues no modelo completo quanto o simplificado.

• Declarações dos exercícios 2008 e 2009 só permitem a retificadora on-line se foram entregues no modelo completo.

Depois de um recuo em setembro, a procura por crédito cresceu 17,2% em todo o país no mês de outubro em relação ao mês anterior, segundo o Indicador Serasa Experian da Demanda do Consumidor por Crédito. Em setembro, houve recuo de 16,5%. No acumulado de janeiro a outubro, a procura por crédito registra queda de 4,3%.

No mês passado, houve aumento da procura em todas as regiões pesquisadas. O maior índice foi registrado no Sudeste (26,8%), seguido pelo Nordeste (16,2%). No Norte, a demanda cresceu 7,5%. Nas demais regiões, as altas foram mais modestas: Sul (2,2%) e Centro-Oeste (1,7%).

Na análise por faixa de renda, os consumidores que mais buscaram crédito foram os que ganham entre R$ 1 mil e R$ 2 mil por mês, com crescimento de 18,2%. A segunda maior alta ocorreu entre os que recebem de R$ 500 a R$ 1 mil (17,4%). Já o menor percentual de aumento foi na camada com renda acima de R$ 10 mil (13%).

No acumulado do ano, houve elevação na demanda por crédito apenas entre os mais carentes com renda mensal até R$ 500. Nessa faixa, a procura aumentou em 3,9%.

Na avaliação dos economistas da Serasa Experian, o resultado de outubro reflete o interesse do consumidor em ir às compras para aproveitar os preços reduzidos de bens que tiveram estímulos fiscais bem como a situação mais favorável com a queda de juros e da inadimplência.
 

Prossegue até quarta-feira (14) o grande Feirão de Crédito da Caixa Econômica Federal, realizado em parceria com diversas empresas itabunenses, em um pavilhão de estandes instalado na Praça Otávio Mangabeira (Camacan).

Está sendo registrada uma grande movimentação de público e uma avaliação positiva, segundo o secretário de Indústria, Comércio e Turismo, Carlos Leahy.

Público-alvo

O projeto da Caixa tem como público-alvo servidores do estado e a comunidade em geral.

Eles podem ser beneficiados através da oferta de linhas de crédito consignado com juros baixos, concessão de financiamento imobiliário, de veículos, móveis e eletrodomésticos, beneficiando aos diversos segmentos da população.

Os interessados devem se apresentar munidos de documentos pessoais e comprovantes de renda e de residência.

O feirão pela sua abrangência é importante em termos econômicos, porque vai fomentar a realização de negócios, com a consequente geração de emprego e renda, além da injeção de recursos na economia local e regional.